Dịch covid 19 khiến các hội thảo, triển lãm du học tạm ngừng tổ chức. Cách duy nhất để bạn liên hệ với trường đại học nước ngoài là trò chuyện thông qua trực tuyến. Vậy nên làm gì khi tương tác với đại diện những trường đại học? Mời các bạn cũng tham khảo các thông sau đây để tìm ra đáp án cho câu hỏi này nhé.
Đối đáp lịch sự giống như khi trò chuyện trực tiếp
Các bạn nên trò chuyện với đại diện của những trường đại học một cách từ tốn và lịch thiệp giống như khi nói chuyện ở ngoài đời. Nên nhớ luôn tôn trọng quan điểm của đối phương và tuyệt đối tôn trọng thời gian của họ. Điều được xem là tối kỵ khi giao tiếp trực tuyến đó chính là liên tục gửi tin nhắn hay email làm phiền khi chưa nhận được câu trả lời. Làm như vậy không những không thể khiến mọi thứ nhanh hơn mà các bạn còn có nguy cơ không nhận được câu trả lời nào vì đã khiến cho đối phương khó chịu.
Đại diện cho những trường đại học không phải là bạn bè hay người thân của bạn vậy nên cần hạn chế sử dụng những biểu tượng cảm xúc hay những cụm từ viết tắt. Các bạn nên cố gắng đọc kỹ tin nhắn hoặc email của mình để đảm bảo không có lỗi chính tả hay bất kỳ lỗi đánh máy trước khi ấn nút gửi. Cho dù bạn nhanh chóng muốn nhận được phản hồi thế nào thì vẫn nên cố gắng điều chỉnh cảm xúc khi diễn đạt sao cho phù hợp để tránh trường hợp đối phương cảm thấy không hài lòng.
Các bạn cũng nên chủ động tôn trọng quyền riêng tư của đối phương và tính bảo mật của cuộc hội thoại. Có thể kể như nếu bạn cảm thấy không hài lòng với phản hồi của ai đó hoặc cho rằng một câu nói nhất định là hài hước thì các bạn không nên chụp màn hình để đăng lên mạng xã hội.
Bạn nên đặt bản thân mình vào vị trí của người khác trước khi chia sẻ thông tin cá nhân của ai đó. Thế nhưng con người vốn dĩ không hoàn hảo nên một lúc nào đó bạn có thể sẽ phạm phải ít nhất một lỗi trong giao tiếp nói trên nhưng hãy cố gắng tự nhận ra lỗi đồng thời cải thiện cho những lần sau.
Giao tiếp rõ ràng chính xác
Các bạn nên dành thời gian tự tra cứu trước để tìm kiếm câu trả lời phù hợp trước khi đặt bất kỳ câu hỏi nào với ban tuyển sinh. Ví dụ như bạn muốn biết thêm thông tin về một số vấn đề như yêu cầu nhập học, tên bộ môn được giảng dạy thì sẽ nhanh chóng tìm thấy trên những website chính thức của trường. Các bạn không nên trông chờ vào việc người khác sẽ tìm kiếm thay cho mình mà ngược lại hãy chủ động mọi thứ và chỉ nhờ khi không thể tự tìm kiếm thấy được câu trả lời phù hợp nhất.
Trường hợp các bạn cần phải đặt câu hỏi thì nên nhớ không cần thiết phải sử dụng văn phong cầu kỳ để gây ấn tượng với văn phòng tuyển sinh mà nên đề cao tính rõ ràng cũng như dễ hiểu của thông tin cần truyền đạt. Nếu muốn gửi nhiều câu hỏi cùng một lúc thì bạn nên chia từng câu thành các gạch đầu dòng rõ ràng để người đọc dễ hiểu và dễ theo dõi. Trong trường hợp người dự thi gửi một câu hỏi duy nhất thì tiêu đề email, biểu mẫu vẫn nên chỉ rõ điều bạn đang thắc mắc.
Hạn chế việc giới thiệu bản thân dài dòng, lan man bạn chỉ cần chào hỏi ngắn gọn là đủ. Người sự thi không nhất thiết lúc nào cũng phải đính kèm CV, bằng đại học hay bảng điểm nếu như trường không yêu cầu. Khi nhận được phản hồi từ phía đại diện trường đại học thì các bạn nên đọc kỹ yêu cầu của họ và tiếp tục áp dụng những lưu ý trên để trả lời cho cuộc trao đổi của mình thêm phần hiệu quả.
Giọng văn cũng được xem là lưu ý rất quan trọng
Do không phải gặp mặt trực tiếp nên giọng văn khi các bạn sử dụng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải cảm xúc cũng như những thông tin cần thiết. Nếu dùng những từ ngữ không khéo thì các bạn có thể khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu hay phật lòng. Vậy nên bạn hãy cố gắng lựa chọn cách sử dụng từ chuẩn xác, đúng chính tả và đặc biệt đặt để dấu câu hợp lý để người nhận hiểu đúng những gì mình muốn truyền tải. Các bạn nên cố gắng giữ giọng văn lịch sự, chuyên nghiệp, vui vẻ và rõ ràng để người đọc có cảm tình ngay để giúp đỡ bạn nhanh chóng hơn.
Bên cạnh việc hạn chế sử dụng biểu tượng cảm xúc thì các bạn nên tránh và hạn chế dùng chữ in hoa quá nhiều để nhấn mạnh ý vì sẽ thể hiện sự hằn học, cộc cằn không mong muốn trong câu văn. Bạn cũng không nên sử dụng quá nhiều màu chữ khiến người đọc bị rối mắt mà hãy cố gắng làm cho văn bản của mình đơn giản, nhẹ nhàng nhất có thể.
Thông tin được cung cấp phải đầy đủ và chính xác
Tính chính xác trong quá trình giao tiếp là điều rất quan trọng. Trong lúc soạn email, các bạn nên kiểm tra những thông số quan trọng như mã môn học hay điểm thi một cách cẩn thận để đại diện tuyển sinh có thể phản hồi một cách chính xác thắc mắc của bạn. Nếu bạn có đính kèm tài liệu nào trong email thì hãy nhớ đề cập đến điều này để người nhận không bỏ sót nhé.
Khi có ý muốn đính kèm tập tin nào đó thì hãy nhớ kiểm tra xem mình có quên thực hiện thao tác đó hay không. Nếu bạn nghĩ người đại diện tuyển sinh cần thông tin nào đó như mã số sinh viên hoặc số điện thoại liên lạc thì có thể chủ động đính kèm trong email.
Nhiều kênh liên lạc có thể sử dụng
Nhiều trường đại học có những phương thức để liên hệ vậy nên các bạn có thể chọn hình thức phù hợp và thuận tiện với bản thân mình nhất. Hình thức được xem phổ biến để liên hệ với đại diện trường là thông qua email với những tính chất đặc thù như:
- Thích hợp để liên hệ với những người không có nhiều thời gian trống trong ngày để trả lời ngay
- Các bạn không cần phải được hồi đáp nhanh chóng
- Hình thức tối ưu để đính kèm tài liệu
- Có thể sử dụng để liên lạc với nhiều người cùng lúc
- Lưu trữ thông tin đã trao đổi để tra cứu lại sau nếu có cần
Bên cạnh đó, các bạn còn có thể liên hệ đến trường đại học thông qua số điện thoại nếu cần phải trao đổi những thông tin cần sự bảo mật cao. Email hay mạng xã hội không có tính bảo mật giống như trò chuyện qua điện thoại hay gặp mặt trực tiếp. Người dự thi cũng có thể đặt câu hỏi trên một số diễn đàn hay hòm thư trên trang web. Nếu bạn liên hệ với trường đại học thông qua mạng xã hội thì nên chú ý tạo ấn tượng tốt cho bản thân mình.
Kết luận
Những thông tin mà bài viết chia sẻ mong rằng đã giúp quý bạn đọc nắm được những kiến thức hữu ích trong quá trình liên hệ với các trường đại học trong mùa dịch. Thay vì đến trực tiếp thì bạn có thể tương tác thông qua trực tuyến nhưng cũng nên khéo léo và tinh tế để ghi điểm ấn tượng đối với họ. Chắc chắn nhờ vào sự nhiệt tình và kỹ năng giao tiếp của mình, các sinh viên sẽ vẫn cố gắng để hoàn thành kế hoạch của mình.